Środowisko pracy w chmurze dla firmy – jak je dobrze zaplanować?

Komputer w biurze, lokalny serwer w osobnym pomieszczeniu i dostęp do firmowych programów wyłącznie z siedziby przedsiębiorstwa – przez wiele lat tak wyglądało standardowe środowisko IT. Dziś coraz więcej firm potrzebuje większej elastyczności. Pracownicy działają z różnych lokalizacji, korzystają z wielu aplikacji biznesowych, a przedsiębiorstwa oczekują możliwości łatwego dodawania kolejnych użytkowników i zasobów.

Odpowiedzią na te potrzeby może być środowisko pracy w chmurze, w którym aplikacje, dane i część infrastruktury nie są uzależnione od jednego fizycznego serwera znajdującego się w biurze.

Samo przeniesienie kilku programów do chmury nie oznacza jednak, że firma stworzyła nowoczesne środowisko pracy. Trzeba odpowiednio zaplanować aplikacje, dostęp użytkowników, bezpieczeństwo, backup oraz administrację.

Od czego zacząć?

Środowisko pracy w chmurze – co to właściwie oznacza?

Środowisko pracy w chmurze można rozumieć jako zestaw usług, aplikacji i zasobów dostępnych dla pracowników przez Internet.

W zależności od potrzeb przedsiębiorstwa w chmurze mogą działać programy księgowe, systemy ERP, aplikacje handlowe, bazy danych, dokumenty czy całe wirtualne środowiska użytkowników.

Nie oznacza to przy tym, że firma musi zrezygnować ze wszystkich dotychczasowych aplikacji i zastąpić je rozwiązaniami działającymi w przeglądarce.

Jeżeli przedsiębiorstwo od lat korzysta z konkretnego programu księgowego czy systemu handlowego, w wielu przypadkach możliwe jest przeniesienie istniejącej aplikacji do odpowiednio przygotowanego środowiska chmurowego.

Zmienia się wtedy przede wszystkim miejsce działania programu i sposób dostępu do niego, a niekoniecznie samo narzędzie wykorzystywane przez pracowników.

Migracja aplikacji do chmury – nie trzeba zaczynać wszystkiego od nowa

To ważne szczególnie dla firm, które przez lata zbudowały swoje procesy wokół określonych aplikacji.

Wyobraźmy sobie biuro rachunkowe, które korzysta z programu księgowego, aplikacji kadrowo-płacowej i baz danych klientów przechowywanych na lokalnym serwerze. Pracownicy są przyzwyczajeni do tych narzędzi, a zmiana całego oprogramowania oznaczałaby szkolenia, migrację danych i reorganizację procesów.

Alternatywą może być migracja istniejących programów do chmury.

Aplikacje mogą zostać uruchomione na odpowiednio przygotowanym serwerze lub w środowisku zdalnego pulpitu, dzięki czemu użytkownicy nadal pracują na znanych im programach, ale nie są już w takim stopniu uzależnieni od fizycznego serwera znajdującego się w biurze.

Przed przeniesieniem wykorzystywanych programów warto sprawdzić, jak wygląda migracja aplikacji firmowych do chmury krok po kroku i jakie wymagania techniczne należy uwzględnić.

Zdalny pulpit w chmurze jako firmowe stanowisko pracy

Jednym ze sposobów organizacji środowiska chmurowego jest zdalny pulpit.

Pracownik uruchamia komputer, łączy się z przygotowanym środowiskiem i otrzymuje dostęp do aplikacji oraz danych potrzebnych do wykonywania obowiązków. Może pracować z biura, domu czy innej lokalizacji, o ile posiada odpowiednie uprawnienia i stabilne połączenie z Internetem.

Dla użytkownika może wyglądać to podobnie do korzystania ze zwykłego komputera z systemem Windows. Różnica polega na tym, że właściwe środowisko pracy znajduje się na zdalnej infrastrukturze.

Takie podejście może być szczególnie przydatne w firmach korzystających z programów księgowych, kadrowych, ERP czy aplikacji, które pierwotnie projektowano do pracy w lokalnej sieci.

Rozwiązania takie jak Bezpieczny Pulpit pozwalają więc połączyć zalety centralnego środowiska z możliwością pracy z różnych lokalizacji.

Jeśli pracownicy mają korzystać z firmowych programów poza biurem, warto poznać możliwości, jakie daje zdalny pulpit dla firmy, szczególnie w przypadku aplikacji księgowych, handlowych i ERP.

Dostęp do danych w chmurze powinien zależeć od roli pracownika

Nowoczesne środowisko pracy nie powinno oznaczać, że każdy użytkownik ma dostęp do wszystkiego.

Pracownik księgowości może potrzebować programu finansowo-księgowego i określonych dokumentów. Handlowiec – systemu CRM i materiałów ofertowych. Administrator – szerszych uprawnień potrzebnych do zarządzania środowiskiem.

Dlatego już podczas projektowania infrastruktury warto określić role użytkowników i przypisać do nich odpowiednie uprawnienia.

Ma to szczególne znaczenie podczas zatrudniania nowych osób oraz zakończenia współpracy z pracownikiem. Dostępy powinny być nadawane, modyfikowane i odbierane według ustalonego procesu.

Centralizacja może ułatwić takie zarządzanie, ponieważ administrator nie musi konfigurować wszystkich aplikacji niezależnie na każdym komputerze.

Bezpieczeństwo środowiska pracy w chmurze – MFA to dopiero początek

Przeniesienie infrastruktury do chmury nie sprawia automatycznie, że firmowe dane stają się bezpieczne.

Znaczenie nadal mają konfiguracja systemów, aktualizacje, sposób zarządzania kontami oraz zachowanie użytkowników.

Jednym z podstawowych zabezpieczeń powinno być uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA/2FA). Jeśli hasło pracownika zostanie przejęte, dodatkowy składnik uwierzytelnienia może utrudnić wykorzystanie samych danych logowania.

Oprócz MFA należy zadbać m.in. o kontrolę uprawnień, aktualizacje systemów, zabezpieczenie kont administracyjnych oraz monitoring środowiska.

Warto również ustalić, z jakich urządzeń pracownicy mogą uzyskiwać dostęp do danych i jakie wymagania bezpieczeństwa muszą spełniać te urządzenia.

Backup danych w chmurze – dlaczego nadal jest potrzebny?

Jednym z częstszych nieporozumień jest założenie, że skoro dane znajdują się w chmurze, kopia zapasowa przestaje być potrzebna.

Backup nadal jest istotnym elementem infrastruktury.

Użytkownik może przypadkowo usunąć dane, aplikacja może działać nieprawidłowo, a przedsiębiorstwo może stać się celem cyberataku. Dlatego sposób wykonywania kopii zapasowych należy zaplanować już podczas projektowania środowiska.

Ważna jest nie tylko częstotliwość wykonywania backupu, ale również okres przechowywania kopii i możliwość ich odtworzenia.

Firma powinna wiedzieć, które systemy są dla niej krytyczne i jak szybko potrzebuje odzyskać dostęp do danych w przypadku problemu.

Monitoring środowiska chmurowego – problemy warto wykrywać wcześniej

Środowisko pracy nie kończy się w momencie jego uruchomienia.

Serwery, aplikacje, backupy i inne usługi wymagają późniejszego nadzoru. Monitoring pozwala obserwować stan infrastruktury i reagować na część nieprawidłowości zanim zaczną poważnie wpływać na pracę użytkowników.

Może to dotyczyć m.in. wykorzystania zasobów serwera, dostępnego miejsca na dyskach, działania usług czy wykonywania kopii zapasowych.

Dzięki temu administracja IT nie musi opierać się wyłącznie na zgłoszeniach typu „program przestał działać”. Zespół odpowiedzialny za infrastrukturę może wcześniej zauważyć część problemów i podjąć działania ograniczające ich konsekwencje.

Skalowanie chmury wraz z rozwojem firmy

Jedną z praktycznych zalet środowiska chmurowego jest możliwość dostosowywania zasobów do zmieniającej się organizacji.

Załóżmy, że firma rozpoczyna pracę z dziesięcioma użytkownikami, ale w ciągu dwóch lat zwiększa zatrudnienie do trzydziestu osób. W tradycyjnym modelu może oznaczać to konieczność sprawdzenia, czy obecny serwer nadal posiada wystarczającą wydajność, a w pewnym momencie – zakup nowego sprzętu.

W środowisku chmurowym zasoby można odpowiednio zwiększać wraz ze wzrostem potrzeb.

Nie oznacza to oczywiście nieograniczonego skalowania bez dodatkowych kosztów. Większa liczba użytkowników oraz większe zapotrzebowanie na moc obliczeniową, pamięć RAM czy przestrzeń dyskową wpływają na koszt infrastruktury.

Zaletą jest natomiast możliwość lepszego dopasowania środowiska do aktualnej sytuacji przedsiębiorstwa.

Chmura dla firm nie zawsze oznacza całkowitą rezygnację z lokalnej infrastruktury

Przejście do chmury nie musi odbywać się na zasadzie „wszystko albo nic”.

W niektórych przedsiębiorstwach uzasadniony może być model hybrydowy. Część aplikacji i danych działa wtedy w chmurze, natomiast wybrane systemy pozostają w lokalnej infrastrukturze.

Przykładem może być firma posiadająca specjalistyczną aplikację współpracującą bezpośrednio z urządzeniami znajdującymi się w zakładzie produkcyjnym. Przenoszenie takiego systemu może nie mieć biznesowego uzasadnienia, podczas gdy programy biurowe, księgowe czy inne zasoby mogą działać w chmurze.

Dlatego decyzję o migracji należy podejmować na podstawie rzeczywistych potrzeb, a nie założenia, że każda aplikacja musi zostać przeniesiona.

Jak zaplanować środowisko pracy w chmurze krok po kroku?

Pierwszym etapem powinno być poznanie obecnego środowiska. Firma powinna wiedzieć, z jakich aplikacji korzysta, gdzie znajdują się dane, ilu jest użytkowników oraz które systemy mają największe znaczenie dla działalności.

Następnie można określić, które zasoby warto przenieść do chmury i w jakiej kolejności.

Przed właściwą migracją warto również przygotować backup, sprawdzić kompatybilność aplikacji oraz przetestować kluczowe procesy biznesowe.

Dopiero później można przeprowadzić migrację i udostępnić nowe środowisko użytkownikom – bezpiecznie, z minimalnym wpływem na codzienną pracę użytkowników.

Na tym jednak projekt się nie kończy. Kolejnym etapem jest monitoring, administracja, wykonywanie kopii zapasowych oraz dostosowywanie infrastruktury do zmieniających się potrzeb firmy.

Kiedy warto wdrożyć środowisko pracy w chmurze?

Środowisko pracy w chmurze może być dobrym rozwiązaniem zarówno dla niewielkich firm, jak i rozwijających się przedsiębiorstw, które chcą uniezależnić dostęp do aplikacji i danych od jednej lokalizacji. Szczególnie warto rozważyć jego wdrożenie, gdy:

• firma działa w kilku lokalizacjach – pracownicy różnych oddziałów potrzebują dostępu do tych samych aplikacji i dokumentów,
• przedsiębiorstwo korzysta z programów księgowych lub systemów ERP – aplikacje działające dotychczas na lokalnym serwerze mogą zostać przeniesione do odpowiednio przygotowanego środowiska chmurowego,
• zarządzanie dostępami staje się coraz trudniejsze – firma chce uporządkować uprawnienia użytkowników i centralnie zarządzać dostępem do zasobów,
• lokalny serwer zaczyna ograniczać działalność – pojawiają się problemy z wydajnością, konieczność modernizacji sprzętu lub rosnące koszty jego utrzymania,
• firma rozwija się i potrzebuje większej elastyczności – zatrudnia kolejnych pracowników, wdraża nowe aplikacje lub chce umożliwić pracę zdalną i hybrydową.

Nie oznacza to jednak, że każda organizacja musi przenosić całą infrastrukturę do chmury. W niektórych przypadkach wystarczy migracja wybranych aplikacji lub wdrożenie modelu hybrydowego. Najważniejsze, aby rozwiązanie odpowiadało rzeczywistym potrzebom przedsiębiorstwa i wspierało jego codzienne funkcjonowanie.

Nowoczesne środowisko pracy w chmurze powinno odpowiadać potrzebom firmy

Nowoczesna infrastruktura nie polega na przeniesieniu wszystkiego do chmury tylko dlatego, że jest to możliwe. Jej zadaniem jest wspieranie codziennej pracy przedsiębiorstwa.

Dobrze zaprojektowane środowisko może łączyć chmurę dla firm, zdalny pulpit, aplikacje biznesowe, backup, MFA, monitoring oraz odpowiednie zarządzanie dostępami. W niektórych organizacjach uzupełnieniem będzie również infrastruktura lokalna.

Najważniejsze jest to, aby rozwiązanie było dopasowane do wykorzystywanych aplikacji, liczby użytkowników, sposobu pracy oraz planów rozwoju przedsiębiorstwa.

ITsky pomaga firmom projektować, migrować i utrzymywać środowiska pracy w chmurze. W ramach rozwiązań takich jak Business Cloud i Bezpieczny Pulpit możliwe jest przeniesienie firmowych aplikacji i danych do odpowiednio przygotowanej infrastruktury oraz zapewnienie użytkownikom zdalnego dostępu. Jeśli Twoja firma planuje zmianę obecnego środowiska IT, ITsky pomoże przeanalizować potrzeby i zaplanować migrację tak, aby ograniczyć ryzyko i zminimalizować wpływ zmian na codzienną pracę.

Powiązane artykuły – dowiedz się więcej o chmurze dla firm

Projektowanie środowiska pracy w chmurze to proces, który obejmuje wybór infrastruktury, przeniesienie aplikacji, zabezpieczenie danych oraz zapewnienie pracownikom wygodnego dostępu do firmowych zasobów. Jeśli planujesz takie zmiany w swojej organizacji, warto poznać również inne zagadnienia związane z wdrażaniem chmury.

Od czego zacząć? W artykule czym jest migracja do chmury wyjaśniamy podstawy tego procesu. Z kolei poradnik 5 sygnałów, że Twoja firma potrzebuje migracji do chmury pomaga rozpoznać moment, w którym dotychczasowa infrastruktura zaczyna ograniczać działalność.

Jak przygotować migrację? Jeśli firma wykorzystuje programy księgowe, ERP lub inne systemy biznesowe, warto poznać proces migracji aplikacji firmowych do chmury. Przydatny będzie również poradnik omawiający najczęstsze błędy przy migracji firmy do chmury.

Jak wybrać odpowiednią infrastrukturę? Nie każde przedsiębiorstwo musi całkowicie rezygnować z własnych serwerów. W podjęciu decyzji pomoże porównanie lokalnego serwera i chmury, a także artykuł wyjaśniający, jak chmura może obniżać koszty IT.

Jak zapewnić wygodną i bezpieczną pracę? Warto sprawdzić, jak działa zdalny pulpit dla firmy oraz jak bezpiecznie przechowywać dane w chmurze. Uzupełnieniem tych zagadnień jest przegląd aplikacji w chmurze wspierających pracę zespołową.

Dobrze zaplanowane środowisko chmurowe powinno łączyć wszystkie te elementy w spójne rozwiązanie, dopasowane do potrzeb firmy, jej pracowników i wykorzystywanego oprogramowania.