Praca zdalna w firmie – jak zapewnić bezpieczny dostęp do danych i aplikacji?
Praca zdalna i hybrydowa stały się dla wielu przedsiębiorstw normalnym sposobem organizacji pracy. Pracownik może wykonywać swoje obowiązki z domu, podczas podróży służbowej lub z innego oddziału firmy. W praktyce oznacza to jednak, że musi mieć dostęp do tych samych danych i aplikacji, z których korzystałby w biurze.
I właśnie tutaj pojawia się wyzwanie. Samo umożliwienie połączenia z firmowymi zasobami jest stosunkowo proste. Znacznie ważniejsze jest zorganizowanie tego dostępu w taki sposób, aby nie zwiększać niepotrzebnie ryzyka wycieku danych, przejęcia konta czy utraty informacji.
Wysyłanie dokumentów na prywatną pocztę, przechowywanie plików na domowym komputerze czy udostępnianie pracownikom firmowych aplikacji bez dodatkowego zabezpieczenia może szybko stać się problemem.
Jak więc zorganizować bezpieczną pracę zdalną w firmie?
Bezpieczna praca zdalna w firmie zaczyna się od kontroli dostępu
Jedną z podstawowych zasad jest ograniczenie dostępu do danych i aplikacji zgodnie z rzeczywistymi potrzebami użytkowników.
Pracownik działu handlowego może potrzebować dostępu do systemu CRM i dokumentów klientów, ale niekoniecznie do danych kadrowych czy księgowych. Księgowość z kolei może korzystać z programu finansowo-księgowego, nie potrzebując uprawnień administratora do pozostałych elementów infrastruktury.
Nadawanie wszystkim użytkownikom szerokich uprawnień jest wygodne na etapie konfiguracji, ale zwiększa potencjalne konsekwencje przejęcia jednego konta.
Dlatego warto stosować zasadę najmniejszych uprawnień – użytkownik otrzymuje dostęp do tych zasobów, które są mu rzeczywiście potrzebne do wykonywania obowiązków.
Równie ważne jest odbieranie uprawnień. Jeżeli pracownik zmienia stanowisko lub odchodzi z firmy, jego dostęp powinien zostać odpowiednio zmodyfikowany albo wyłączony.
MFA i 2FA – dodatkowe zabezpieczenie dostępu do firmowych danych
Hasło nadal jest podstawowym sposobem zabezpieczenia wielu kont, ale samo hasło nie powinno być jedyną barierą chroniącą dostęp do istotnych zasobów firmy.
Jeśli dane logowania zostaną wykradzione, osoba posiadająca login i hasło może próbować uzyskać dostęp do konta pracownika. Dlatego w przypadku pracy zdalnej szczególnie istotne jest stosowanie uwierzytelniania wieloskładnikowego – MFA lub 2FA.
Po jego wdrożeniu samo podanie poprawnego hasła nie wystarcza do zalogowania. Użytkownik musi potwierdzić swoją tożsamość dodatkowym składnikiem uwierzytelnienia.
MFA warto stosować między innymi przy dostępie do poczty, środowiska chmurowego, zdalnego pulpitu oraz innych systemów zawierających firmowe dane.
Nie eliminuje ono wszystkich zagrożeń, ale może istotnie ograniczyć ryzyko wynikające z przejęcia samego hasła.
VPN i bezpieczny dostęp do firmowych danych – kiedy warto go wykorzystać?
W zależności od sposobu organizacji pracy firma może korzystać z VPN, zdalnego pulpitu lub środowiska chmurowego. VPN (Virtual Private Network) pozwala utworzyć szyfrowane połączenie z firmową siecią, dzięki czemu uprawnieni pracownicy mogą uzyskiwać dostęp do wybranych zasobów również poza biurem.
Nie każda organizacja potrzebuje jednak tego samego rozwiązania. W przypadku aplikacji działających w chmurze lub środowiska zdalnego pulpitu sposób zabezpieczenia połączenia może wyglądać inaczej. Najważniejsze, aby dostęp do firmowych danych i aplikacji odbywał się przez kontrolowane, odpowiednio zabezpieczone kanały, z uwzględnieniem uwierzytelniania użytkowników i zarządzania uprawnieniami.
Warto unikać przypadkowego udostępniania plików, otwierania usług bezpośrednio do Internetu bez odpowiednich zabezpieczeń czy korzystania z narzędzi, które nie są objęte firmową polityką bezpieczeństwa.
Zdalny pulpit dla firmy – aplikacje i dane dostępne poza biurem
Problem organizacji pracy zdalnej jest szczególnie widoczny w przedsiębiorstwach korzystających z aplikacji, które wcześniej działały wyłącznie na komputerach lub serwerach znajdujących się w biurze.
Dotyczy to między innymi programów księgowych, kadrowo-płacowych, handlowych czy systemów ERP.
Jednym z możliwych rozwiązań jest zdalny pulpit dla firmy. Użytkownik łączy się przez Internet z przygotowanym środowiskiem, w którym znajdują się potrzebne aplikacje oraz dane.
Przykładowo biuro rachunkowe nie musi instalować programu księgowego wraz z bazami klientów na prywatnym komputerze pracownika. Program może działać w centralnym środowisku, a księgowy uzyskuje do niego dostęp za pomocą zdalnego pulpitu.
Pozwala to ograniczyć sytuacje, w których pracownicy kopiują firmowe dane na lokalne urządzenia tylko po to, aby móc wykonywać obowiązki poza biurem.
Chmura dla firm a bezpieczna praca zdalna
Innym sposobem organizacji dostępu jest wykorzystanie środowiska chmurowego.
Zamiast utrzymywać wszystkie zasoby na serwerze znajdującym się w siedzibie przedsiębiorstwa, wybrane aplikacje, dane lub całe środowisko pracy mogą działać w chmurze.
Dzięki temu dostęp do zasobów nie musi być uzależniony od fizycznej obecności pracownika w biurze.
Samo przeniesienie systemów do chmury nie rozwiązuje jednak automatycznie problemu bezpieczeństwa. Nadal trzeba odpowiednio skonfigurować konta, uprawnienia, MFA, backup oraz monitoring środowiska.
Chmura powinna być elementem przemyślanej infrastruktury IT, a nie jedynie sposobem na udostępnienie danych przez Internet.
Firmowy komputer czy prywatny sprzęt do pracy zdalnej?
Kolejnym ważnym elementem jest urządzenie, z którego pracownik uzyskuje dostęp do firmowych zasobów.
Jeżeli przedsiębiorstwo pozwala na korzystanie z prywatnych komputerów, pojawiają się dodatkowe pytania. Czy system operacyjny jest aktualny? Czy urządzenie posiada odpowiednie zabezpieczenia? Kto jeszcze z niego korzysta? Czy firmowe dokumenty są zapisywane lokalnie?
Z tego powodu w wielu organizacjach bezpieczniejszym i łatwiejszym do zarządzania rozwiązaniem jest zapewnienie pracownikom sprzętu firmowego.
Administrator może wtedy kontrolować konfigurację urządzenia, aktualizacje, zabezpieczenia oraz oprogramowanie wykorzystywane do pracy.
Urządzenia wykorzystywane do pracy zdalnej powinny posiadać aktualny system operacyjny, regularnie aktualizowane oprogramowanie oraz odpowiednie zabezpieczenia, w tym ochronę antywirusową.
W przypadku sprzętu firmowego dodatkową zaletą jest możliwość centralnego zarządzania konfiguracją, aktualizacjami i zabezpieczeniami urządzeń końcowych (endpointów). Dzięki temu administrator IT może łatwiej kontrolować stan komputerów, wdrażać wymagane zabezpieczenia i ograniczać ryzyko związane z korzystaniem z nieaktualnego lub niewłaściwie skonfigurowanego oprogramowania.
Jeżeli firma dopuszcza model BYOD, czyli korzystanie z prywatnych urządzeń, powinna jasno określić zasady dostępu do firmowych zasobów i sposób ochrony danych.
Backup danych przy pracy zdalnej – dlaczego nadal jest potrzebny?
Praca w chmurze lub przez zdalny pulpit nie oznacza, że można zrezygnować z kopii zapasowych.
Przypadkowe usunięcie danych, awaria, błędna operacja użytkownika czy cyberatak mogą zdarzyć się niezależnie od tego, gdzie znajduje się infrastruktura.
Dlatego backup powinien być jednym z podstawowych elementów środowiska pracy zdalnej.
Ważne jest również regularne sprawdzanie możliwości odtworzenia danych. Sama informacja, że kopia zapasowa jest wykonywana, nie daje jeszcze pewności, że w sytuacji awaryjnej będzie można skutecznie z niej skorzystać.
Dobrze zaplanowany backup powinien uwzględniać znaczenie poszczególnych danych dla działalności firmy oraz wymagany czas ich odtworzenia.
Monitoring infrastruktury IT pomaga wykrywać problemy wcześniej
Przy pracy zdalnej użytkownicy mogą logować się do systemów z różnych miejsc i o różnych godzinach. Tym większego znaczenia nabiera monitoring środowiska.
Administratorzy powinni mieć możliwość kontrolowania stanu kluczowych usług, serwerów oraz innych elementów infrastruktury.
Monitoring może również pomóc w wykrywaniu nietypowych zdarzeń wymagających sprawdzenia, np. problemów z działaniem usług czy nieoczekiwanych prób dostępu.
Z punktu widzenia firmy istotna jest zmiana podejścia z reaktywnego na bardziej proaktywne. Zamiast dowiadywać się o każdym problemie dopiero wtedy, gdy pracownik nie może wykonać swojej pracy, część nieprawidłowości można wykrywać wcześniej.
Bezpieczeństwo pracy zdalnej to także pracownicy
Nawet dobrze zabezpieczona infrastruktura nie rozwiązuje wszystkich problemów, jeśli użytkownicy nie wiedzą, jak bezpiecznie korzystać z firmowych systemów.
Phishing, fałszywe strony logowania czy wiadomości podszywające się pod współpracowników nadal mogą prowadzić do przejęcia danych uwierzytelniających.
Pracownicy powinni wiedzieć, że nie należy przesyłać firmowych dokumentów na prywatną skrzynkę, udostępniać haseł innym osobom czy instalować przypadkowego oprogramowania na służbowych urządzeniach.
Warto również ustalić prostą procedurę zgłaszania podejrzanych sytuacji. Jeśli użytkownik kliknął podejrzany link albo podał dane na stronie, która wzbudziła jego wątpliwości, szybkie przekazanie informacji administratorowi może pomóc ograniczyć potencjalne konsekwencje.
Jak bezpiecznie wdrożyć pracę zdalną w firmie?
Nie istnieje jedno rozwiązanie, które będzie odpowiednie dla każdego przedsiębiorstwa. Inaczej należy przygotować kilkuosobowe biuro, a inaczej firmę posiadającą kilkudziesięciu pracowników, kilka lokalizacji i rozbudowane aplikacje biznesowe.
Przed wdrożeniem lub uporządkowaniem pracy zdalnej warto przeanalizować przede wszystkim:
- z jakich danych i aplikacji pracownicy korzystają poza biurem,
- kto powinien mieć do nich dostęp,
- czy stosowane jest MFA/2FA,
- czy użytkownicy pracują na urządzeniach firmowych,
- gdzie przechowywane są dane,
- czy wykonywany i weryfikowany jest backup,
- czy infrastruktura jest monitorowana,
- jak wygląda proces odbierania dostępów pracownikom,
- kto odpowiada za administrację środowiskiem.
Dopiero na tej podstawie można zdecydować, czy firma potrzebuje zdalnego pulpitu, infrastruktury chmurowej, dodatkowych zabezpieczeń czy zmiany sposobu zarządzania urządzeniami i użytkownikami.
Bezpieczna praca zdalna w firmie wymaga czegoś więcej niż dostępu do Internetu
Możliwość zalogowania się do firmowego programu z domu to dopiero początek. Bezpieczna praca zdalna wymaga połączenia odpowiedniej infrastruktury, kontroli dostępu, MFA, backupu, monitoringu oraz jasno określonych zasad dla użytkowników.
Dobrze przygotowane środowisko powinno umożliwiać pracownikom wykonywanie obowiązków poza biurem, jednocześnie ograniczając ryzyko związane z dostępem do firmowych danych i aplikacji.
ITsky wspiera firmy w projektowaniu i utrzymaniu środowisk umożliwiających bezpieczną pracę zdalną – od infrastruktury chmurowej i Bezpiecznego Pulpitu, przez backup i monitoring, po bieżącą administrację IT. Jeśli chcesz uporządkować zdalny dostęp do aplikacji i danych w swojej firmie, skontaktuj się z ITsky. Pomożemy dobrać rozwiązanie do sposobu pracy, wykorzystywanych systemów oraz potrzeb organizacji.
