Zdalny pulpit dla firmy – jak działa i kiedy warto go wdrożyć?

Praca w firmie coraz rzadziej oznacza korzystanie z jednego komputera stojącego przy konkretnym biurku. Pracownicy wykonują obowiązki z domu, podczas delegacji, z różnych oddziałów, a czasami potrzebują dostępu do firmowych systemów poza standardowymi godzinami pracy. Problem pojawia się wtedy, gdy najważniejsze aplikacje i dane są dostępne wyłącznie z komputerów znajdujących się w biurze.

Jednym z rozwiązań jest zdalny pulpit dla firmy. Pozwala on stworzyć centralne środowisko pracy, do którego użytkownik może uzyskać dostęp przez Internet. Zamiast instalować wszystkie aplikacje i przechowywać dane na każdym komputerze osobno, pracownik łączy się ze środowiskiem, w którym znajdują się potrzebne programy, dokumenty i firmowe zasoby.

Zdalny pulpit nie powinien być jednak traktowany wyłącznie jako rozwiązanie techniczne dla pracy z domu. Dobrze wdrożony może uporządkować sposób dostępu do aplikacji, ułatwić zarządzanie stanowiskami i wspierać rozwój firmy.

Zdalny pulpit dla firmy – jak działa w praktyce?

W tradycyjnym modelu programy biznesowe są instalowane na komputerze pracownika lub lokalnym serwerze. Zdalny pulpit przenosi środowisko pracy na serwer znajdujący się np. w profesjonalnym centrum danych.

Użytkownik uruchamia na swoim urządzeniu połączenie ze zdalnym środowiskiem, loguje się i otrzymuje dostęp do przygotowanego dla niego pulpitu. Może znajdować tam aplikacje księgowe, system ERP, program handlowy, dokumenty czy inne narzędzia wykorzystywane w codziennej pracy.

Co istotne, pracownik może korzystać z tego samego środowiska niezależnie od miejsca, z którego się łączy. Nie musi więc przenosić baz danych pomiędzy komputerami ani tworzyć lokalnych kopii dokumentów.

Programy firmowe na zdalnym pulpicie – czy trzeba zmieniać używane aplikacje?

Jedną z najważniejszych zalet takiego rozwiązania jest możliwość przeniesienia do środowiska chmurowego aplikacji, z których firma już korzysta.

Dotyczy to między innymi programów księgowych, kadrowo-płacowych, handlowych czy systemów ERP. W zależności od wymagań konkretnego oprogramowania w takim środowisku mogą działać rozwiązania takie jak Symfonia, Subiekt GT, Subiekt nexo, enova365 czy systemy Comarch.

Firma nie musi więc wybierać nowego programu tylko dlatego, że chce umożliwić pracownikom dostęp z różnych lokalizacji. Zmienia się przede wszystkim miejsce działania aplikacji i sposób uzyskiwania do niej dostępu.

Dobrym przykładem jest biuro rachunkowe, w którym kilku pracowników korzysta z tego samego programu księgowego i baz klientów. Zamiast uzależniać pracę od komputerów znajdujących się w siedzibie biura, aplikację można uruchomić w centralnym środowisku i udostępnić ją uprawnionym użytkownikom.

Jeżeli firma korzysta już z lokalnych programów księgowych lub systemów ERP, warto wcześniej poznać proces migracji aplikacji firmowych do chmury, aby odpowiednio przygotować środowisko.

Zdalny pulpit a praca zdalna – jeden dostęp do firmowego środowiska

Zdalny pulpit szczególnie dobrze odpowiada na potrzeby firm działających w modelu zdalnym lub hybrydowym.

Pracownik może rozpocząć pracę w biurze, a później uzyskać dostęp do tego samego środowiska z domu. Nie musi przesyłać dokumentów na prywatną pocztę, kopiować ich na zewnętrzne nośniki ani zastanawiać się, na którym komputerze znajduje się aktualna wersja pliku.

Ma to również znaczenie dla przedsiębiorstw posiadających kilka lokalizacji. Zamiast tworzyć osobne środowiska w każdym oddziale, można zapewnić użytkownikom dostęp do wspólnych aplikacji i danych.

Bezpieczeństwo zdalnego pulpitu – na co trzeba zwrócić uwagę?

Samo uruchomienie zdalnego dostępu nie wystarczy, aby środowisko było bezpieczne. Kluczowe znaczenie ma sposób jego konfiguracji oraz późniejszego zarządzania.

Zdalny pulpit powinien być wdrażany jako odpowiednio zabezpieczone środowisko, z kontrolą dostępu, uwierzytelnianiem wieloskładnikowym (MFA/2FA) i właściwymi zabezpieczeniami sieciowymi. Nie powinien sprowadzać się do prostego udostępnienia usługi RDP bezpośrednio w Internecie.

Dostęp powinien być przyznawany wyłącznie użytkownikom, którzy rzeczywiście go potrzebują. Warto również stosować odpowiednią politykę haseł oraz monitoring logowań.

Istotne są także regularne aktualizacje, zabezpieczenia serwera i kopie zapasowe danych. Jeśli pracownik odchodzi z firmy lub zmienia stanowisko, jego uprawnienia powinny zostać odpowiednio zmodyfikowane albo odebrane.

Centralne środowisko może ułatwić zarządzanie bezpieczeństwem, ponieważ firma nie musi konfigurować wszystkich aplikacji i danych niezależnie na każdym stanowisku.

Stabilne łącze internetowe ma znaczenie przy zdalnym pulpicie

Przy planowaniu wdrożenia trzeba uwzględnić również sposób, w jaki użytkownicy będą łączyli się ze środowiskiem.

Ponieważ praca odbywa się zdalnie, stabilne połączenie internetowe ma istotne znaczenie dla komfortu korzystania z aplikacji. Dotyczy to zarówno łącza po stronie firmy, jak i połączeń wykorzystywanych przez pracowników poza biurem.

Nie jest to wada zdalnego pulpitu, lecz jeden z elementów, które należy uwzględnić podczas projektowania środowiska. Jeżeli dostęp do aplikacji jest krytyczny dla działania firmy, warto również przeanalizować rozwiązania zwiększające ciągłość dostępu do Internetu.

Kiedy zdalny pulpit dla firmy ma największy sens?

Nie każda organizacja potrzebuje takiego środowiska. Jeśli wszystkie aplikacje działają już przez przeglądarkę, a pracownicy nie korzystają ze specjalistycznego oprogramowania, wdrożenie zdalnego pulpitu może nie być konieczne.

Sytuacja wygląda inaczej, gdy firma posiada programy zainstalowane lokalnie, ale chce umożliwić korzystanie z nich z różnych miejsc.

Zdalny pulpit warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy:

• pracownicy działają zdalnie lub hybrydowo,
• firma posiada kilka oddziałów,
• kilka osób musi pracować na tych samych aplikacjach i danych,
• wykorzystywane są programy księgowe, handlowe lub systemy ERP,
• przedsiębiorstwo chce ograniczyć przechowywanie firmowych danych na komputerach użytkowników,
• lokalny serwer lub obecny sposób dostępu do aplikacji zaczyna utrudniać rozwój firmy.

Decyzja powinna wynikać przede wszystkim ze sposobu funkcjonowania organizacji, a nie z samej dostępności technologii.

Zdalny pulpit dla biura rachunkowego – konkretny przykład zastosowania

Dobrym przykładem firmy, która może skorzystać na takim rozwiązaniu, jest biuro rachunkowe.

Załóżmy, że kilku księgowych pracuje na tym samym programie i obsługuje bazy wielu klientów. Część zespołu pracuje w biurze, a część okresowo z domu. W tradycyjnym modelu dostęp do programu może być uzależniony od lokalnego serwera znajdującego się w siedzibie.

Po przeniesieniu aplikacji do odpowiednio przygotowanego środowiska pracownicy mogą uzyskiwać dostęp do tego samego programu i danych poprzez zdalny pulpit. Uprawnienia można dostosować do konkretnych użytkowników, a administracja aplikacją odbywa się w jednym środowisku.

Dla firmy oznacza to przede wszystkim zmianę organizacji pracy – użytkownik nie jest już przywiązany do jednego stanowiska, na którym znajduje się potrzebny program.

Podsumowanie – czy zdalny pulpit sprawdzi się w Twojej firmie?

Zdalny pulpit może być dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorstw, które chcą zapewnić pracownikom dostęp do firmowych aplikacji i danych niezależnie od miejsca wykonywania obowiązków. Szczególnie dobrze sprawdza się tam, gdzie organizacja korzysta z programów biznesowych, które wcześniej działały na lokalnych komputerach lub serwerze.

Wdrożenie nie powinno być jednak traktowane wyłącznie jako instalacja kolejnego narzędzia IT. Trzeba przeanalizować sposób pracy użytkowników, wymagania aplikacji, bezpieczeństwo, uprawnienia oraz jakość połączenia internetowego.

W ramach usługi Bezpieczny Pulpit ITsky możliwe jest przygotowanie środowiska do pracy z aplikacjami biznesowymi w chmurze. Jeśli zastanawiasz się, czy taki model sprawdzi się w Twojej firmie, ITsky pomoże przeanalizować obecne środowisko i dobrać rozwiązanie odpowiadające rzeczywistym potrzebom organizacji.