Ile kosztuje outsourcing IT w małej i średniej firmie?

Jednym z pierwszych pytań zadawanych przez przedsiębiorców rozważających outsourcing IT jest: „Ile to kosztuje?”. To naturalne – każda firma chce kontrolować wydatki i wiedzieć, z czym wiąże się współpraca z zewnętrznym zespołem specjalistów.

Nie ma jednak jednej, uniwersalnej odpowiedzi. Koszt outsourcingu IT zależy od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, liczba użytkowników, zakres obsługi czy stopień rozbudowania infrastruktury. Dlatego zamiast pytać wyłącznie o cenę, warto zastanowić się, co wchodzi w skład takiej usługi i jakie korzyści może przynieść przedsiębiorstwu.

Od czego zależy koszt outsourcingu IT?

Każda firma ma inne potrzeby. Inaczej wygląda obsługa kilkuosobowego biura, a inaczej przedsiębiorstwa posiadającego wiele oddziałów, serwery, środowisko chmurowe i kilkudziesięciu pracowników.

Na cenę outsourcingu IT wpływają przede wszystkim:

• liczba użytkowników i urządzeń,
• zakres świadczonych usług,
• wykorzystywana infrastruktura,
• liczba lokalizacji firmy,
• konieczność administracji serwerami lub środowiskiem chmurowym,
• wymagany czas reakcji na zgłoszenia.

Im bardziej rozbudowane środowisko, tym większy zakres pracy specjalistów odpowiedzialnych za jego utrzymanie.

Przed porównaniem ofert warto dokładnie zrozumieć, czym jest outsourcing IT i na czym polega. Zakres obowiązków zewnętrznego zespołu informatycznego ma bowiem bezpośredni wpływ na cenę usługi.

Co najczęściej podnosi koszt outsourcingu IT?

Cena outsourcingu IT rośnie wraz ze skalą i złożonością środowiska, którym ma opiekować się zewnętrzny zespół. Firma posiadająca kilka stanowisk komputerowych i podstawową infrastrukturę będzie miała inne potrzeby niż przedsiębiorstwo z kilkudziesięcioma użytkownikami, serwerami, chmurą i kilkoma oddziałami.

Na koszt outsourcingu IT najczęściej wpływają:

• większa liczba użytkowników i urządzeń – oznacza więcej stanowisk wymagających bieżącego wsparcia i administracji,
• administracja serwerami i środowiskami chmurowymi – bardziej rozbudowana infrastruktura wymaga szerszego zakresu kompetencji i stałego nadzoru,
• krótszy czas reakcji (SLA) – im szybszej reakcji na zgłoszenia i awarie oczekuje firma, tym większe wymagania wobec zespołu IT,
• kilka lokalizacji firmy – obsługa oddziałów i rozproszonej infrastruktury może zwiększać zakres świadczonych usług,
• backup i bezpieczeństwo – zarządzanie kopiami zapasowymi, monitoringiem, dostępami czy zabezpieczeniami wymaga dodatkowej administracji.

Dlatego przy porównywaniu ofert warto dokładnie określić potrzeby firmy. Dobrze dobrany zakres outsourcingu IT powinien zapewniać odpowiedni poziom wsparcia bez płacenia za usługi, których organizacja w rzeczywistości nie potrzebuje.

Co obejmuje outsourcing IT?

Outsourcing IT to znacznie więcej niż naprawa komputerów w razie awarii. W większości przypadków jest to stała opieka nad całą infrastrukturą informatyczną firmy.

Zakres usług może obejmować administrację serwerami, wsparcie użytkowników, monitoring infrastruktury, aktualizacje systemów, zarządzanie backupami, konfigurację nowych stanowisk pracy czy nadzór nad bezpieczeństwem danych.

Coraz częściej firmy powierzają również obsługę środowisk chmurowych, zdalnych pulpitów oraz programów biznesowych wykorzystywanych w codziennej pracy.

Czy outsourcing IT się opłaca?

Przedsiębiorcy często porównują koszt outsourcingu z zatrudnieniem własnego informatyka. W praktyce należy spojrzeć na temat szerzej.

Stała opieka IT pozwala ograniczyć ryzyko awarii, skrócić czas reakcji na problemy oraz zadbać o regularne aktualizacje i bezpieczeństwo środowiska. Dzięki temu przedsiębiorstwo może uniknąć kosztownych przestojów i nieplanowanych wydatków związanych z usuwaniem skutków awarii.

Dla wielu małych i średnich firm outsourcing okazuje się również sposobem na dostęp do wiedzy całego zespołu specjalistów bez konieczności budowania własnego działu IT.

Dlaczego nie warto kierować się wyłącznie ceną?

Najtańsza oferta nie zawsze będzie najlepszym wyborem. Niski koszt usługi może oznaczać ograniczony zakres wsparcia, długi czas reakcji lub brak monitoringu infrastruktury.

Przy wyborze partnera IT warto zwrócić uwagę nie tylko na cenę, ale również na doświadczenie, sposób współpracy oraz zakres świadczonych usług.

W praktyce dobrze prowadzona opieka informatyczna ma przede wszystkim zapobiegać problemom, a nie jedynie usuwać ich skutki.

Jak wybrać odpowiedni model współpracy?

Nie każda firma potrzebuje pełnej obsługi wszystkich elementów infrastruktury. Część przedsiębiorstw oczekuje przede wszystkim wsparcia użytkowników, inne potrzebują administracji serwerami, opieki nad środowiskiem chmurowym czy regularnego monitoringu.

Dlatego dobry outsourcing IT powinien być dopasowany do rzeczywistych potrzeb organizacji, a nie opierać się na jednym, uniwersalnym pakiecie usług.

To pozwala lepiej wykorzystać budżet i rozwijać zakres współpracy wraz z rozwojem firmy.

Ile kosztuje outsourcing IT w małej i średniej firmie?

Nie ma jednej stawki za outsourcing IT, ponieważ cena zależy przede wszystkim od zakresu obsługi, liczby użytkowników i urządzeń, infrastruktury firmy oraz oczekiwanego czasu reakcji na zgłoszenia. Warto jednak wskazać przynajmniej punkt odniesienia.

W przypadku małych firm podstawowa, stała opieka IT może zaczynać się już od kilkuset złotych netto miesięcznie. W ITsky dostępne są pakiety outsourcingu IT od 399 zł netto miesięcznie. Przy bardziej rozbudowanym środowisku koszt będzie zależał m.in. od liczby godzin wsparcia, liczby obsługiwanych stanowisk, serwerów i usług chmurowych oraz ustalonego poziomu SLA.

Dlatego porównując oferty outsourcingu IT, warto sprawdzać nie tylko miesięczną cenę, ale przede wszystkim to, co dokładnie obejmuje dany pakiet. Inaczej należy wyceniać podstawowe wsparcie kilkuosobowego biura, a inaczej stałą opiekę nad firmą posiadającą kilkudziesięciu użytkowników, serwery, środowisko chmurowe i aplikacje biznesowe.

Aktualne warianty obsługi i zakres pakietów warto sprawdzić bezpośrednio w ofercie ITsky, ponieważ ostateczna cena zależy od rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa.

Podsumowanie

Koszt outsourcingu IT zależy od wielu czynników i nie powinien być oceniany wyłącznie przez pryzmat miesięcznej opłaty. Znacznie ważniejsze jest to, jaki zakres wsparcia otrzymuje firma i jakie ryzyka może dzięki temu ograniczyć.

Dobrze zaplanowana współpraca z zewnętrznym zespołem IT pomaga zwiększyć bezpieczeństwo, poprawić ciągłość działania oraz odciążyć przedsiębiorstwo z obowiązków związanych z utrzymaniem infrastruktury informatycznej.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, ile kosztowałby outsourcing IT w Twojej firmie, skontaktuj się z zespołem ITsky. Przeanalizujemy potrzeby Twojej organizacji i przygotujemy zakres usług dopasowany do skali działalności oraz wykorzystywanej infrastruktury.